Một doanh nhân đến từ Mỹ. Ông sang Việt Nam tìm kiếm cơ hội làm ăn, và ông đã mở một doanh nghiệp tại đây. Sau khi setup hoàn chỉnh bộ máy, ông trở về nước và điều hành từ xa.
Hàng tháng ông nhận báo cáo gửi từ Việt Nam. Mỗi quý ông bay sang Việt Nam một lần. Mọi việc đều suôn sẻ. Công việc kinh doanh phát triển tốt.
Vì sao doanh nhân này có thể điều hành doanh nghiệp của mình từ xa? Doanh nghiệp quản trị bằng tình cảm - lòng tin; hay bằng cơ chế - quy chế ? Chúng ta quản lý bằng kinh nghiệm - trực giác; hay bằng phương pháp khoa học?
Hiện nay, với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, cũng như những khó khăn luôn xuất hiện từ nội tại, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm hơn đến quản trị rủi ro và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB). Mục đích là nhằm hạn chế những rủi ro, thất thoát, gian lận... và gia tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp mình.
Tuy nhiên, khi đề cập đến hệ thống KSNB, mỗi một doanh nghiệp hiểu theo một cách, và việc triển khai cũng theo những cách rất khác nhau.
Thực chất “Hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp” là gì ? Để xây dựng "hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp" cần bắt đầu từ đâu?
Năm 1992, tại Hoa Kỳ, COSO (Committee of Sponsoring Organization) đã cho ra đời báo cáo đầu tiên về hệ thống KSNB, tạo nên một khởi đầu và tiếng nói chung cho các doanh nghiệp và tổ chức. Chính phủ Hoa Kỳ đầu những năm 2000 đã chính thức ban hành luật Sarbanes Oxley - quy định triển khai hệ thống KSNB cho tất cả các công ty niêm yết trên sàn chứng khoán, mở màn cho giai đoạn phát triển hệ thống KSNB tại quốc gia này, và sau đó là lan truyền ra thế giới. Từ đó, COSO đã trở thành chuẩn mực chung được công nhận và áp dụng rộng rãi trên toàn cầu.
Tuy nhiên, với đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), khi nghe tới COSO, họ rất khó khăn trong việc hình dung: cả về lý thuyết cũng như việc triển khai áp dụng vào doanh nghiệp.
Làm sao các doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một hệ thống KSNB đúng cách và phù hợp?
Hơn thế nữa, để thiết lập một hệ thống KSNB vừa tiết kiệm chi phí, vừa mang lại hiệu quả cao, các doanh nghiệp phải bắt đầu từ đâu ?
Doanh nhân, nhà quản lý có thể hoàn toàn yên tâm mỗi khi phải công tác dài ngày, hoặc dành thời gian cho những vấn đề chiến lược mà không bị sa vào những công việc sự vụ hàng ngày.
• Về tầm nhìn - Chiến lược - Văn hóa công ty:
- Giúp hoạch định mục tiêu, đích đến của doanh nghiệp
- Tư vấn chiến lược phù hợp để đạt được mục tiêu
- Tư vấn xây dựng văn hóa công ty
• Về nhân sự và cách thiết kế bộ máy:
- Tư vấn về số lượng nhân sự, số lượng phòng ban/ bộ phận phù hợp với quy mô và ngành nghề.
- Setup doanh nghiệp mới từ A - Z
- Tư vấn phỏng vấn & tuyển dụng
• Về thương hiệu & xây dựng thương hiệu:
- Tư vấn đặt tên thương hiệu & đăng ký nhãn hiệu
- Tư vấn thiết kế logo & chọn màu thương hiệu
- Tư vấn chiến lược thương hiệu & định vị thương hiệu
- Tư vấn về kiến trúc thương hiệu
- Tư vấn thiết kế hệ thống nhận diện thương hiệu
- Tư vấn truyền thông thương hiệu
• Tư vấn phát triển chuỗi kinh doanh & nhượng quyền thương hiệu
• Thiết lập hệ thống quản lý & kiểm soát công ty
- Một hệ thống đảm bảo vận hành trơn tru, nhịp nhàng, không trùng lặp về chức năng và nhiệm vụ giữa các cá nhân, bộ phận.
- Một hệ thống kiểm soát chặt chẽ các hoạt động của doanh nghiệp, hạn chế hoặc không còn thất thoát, lãng phí hay gian lận.
Chúng ta đều biết rằng, bất cứ đơn vị nào hoạt động cũng cần có một quy trình doanh nghiệp nhất định để giúp các hoạt động diễn ra một cách thuận lợi và hiệu quả. Vậy thiết lập quy trình như thế nào và làm sao có thể tự động hóa quy trình đó? Hãy theo dõi bài viết dưới đây
Quy trình doanh nghiệp là gì?
Quy trình doanh nghiệp là một tập hợp các hoạt động có cấu trúc, có liên quan và các bước được thực hiện bởi con người hoặc thiết bị trong tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu cơ bản của tổ chức như tối đa hóa lợi nhuận và sự hài lòng của khách hàng.
Các quy trình quản lý doanh nghiệp có thể được lặp lại nhiều lần ở tất cả các cấp tổ chức và có thể hiển thị hoặc có thể không hiển thị đối với khách hàng.
Chu trình doanh nghiệp thường được coi là một sơ đồ hoặc quy trình làm việc gồm các bước logic và nó đóng vai trò là nền tảng chính cho một số ý tưởng liên quan như: Quản lý Quy trình Kinh doanh, Tối ưu hóa Quy trình, Lập bản đồ Quy trình, Mô phỏng Quy trình, Tự động hóa Quy trình, v.v.
Không thể không nhấn mạnh tầm quan trọng của Quy trình kinh doanh đối với các doanh nghiệp vừa, nhỏ và lớn vì nó giúp chức năng kinh doanh của doanh nghiệp có trật tự và hợp lý hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc Quản lý Quy trình Kinh doanh cũng như cải thiện hiệu quả và năng suất của tổ chức.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng Quy trình doanh nghiệp có thể là Thủ công hoặc Tự động. Quy trình kinh doanh được coi là thủ công khi quy trình được thực hiện bởi con người, tức là không có sự hỗ trợ của bất kỳ công nghệ hỗ trợ hoặc mô hình tự động hóa nào. Trong khi quy trình Kinh doanh tự động là quy trình đạt được bằng cách sử dụng mô hình tự động hóa hoặc công nghệ hỗ trợ. Điều khác biệt giữa hai phương pháp này là Tự động hiện đại và chính xác hơn, được tiêu chuẩn hóa hoặc tối ưu hóa hơn so với phương pháp thủ công.
Các bước cơ bản của quá trình thực hiện quy trình doanh nghiệp
Bước 1: Xác định mục tiêu doanh nghiệp
Ở giai đoạn này, trước tiên bạn sẽ xác định mục đích cơ bản của quá trình cũng như lý do tạo ra nó.
Bước 2: Lập kế hoạch và lập bản đồ quy trình của bạn
Tại đây bạn sẽ suy ngẫm về các chiến lược hiệu quả mà bạn có thể áp dụng để đạt được các mục tiêu đã đặt
Bước 3: Thiết lập các hành động và chỉ định những người sẽ xử lý nó
Ai là những cá nhân tốt nhất để giải quyết các công việc? Họ sẽ cần những máy móc gì để thực hiện kế hoạch? Đây và hơn thế nữa là những gì bạn sẽ đưa ra quyết định ở đây
Bước 4: Kiểm tra quy trình
Mục tiêu ở đây là trước tiên để xem xét kỹ lưỡng quy trình ở cấp độ quan trọng và xem nó hoạt động như thế nào.
Bước 5: Thực hiện Quy trình
Nếu bạn bị thuyết phục với kết quả bạn nhận được sau khi thử nghiệm quy trình, thì đã đến lúc chạy nó ở cấp độ toàn cầu. Ở giai đoạn này, bạn phải giao tiếp đúng cách với tất cả những người sẽ xử lý công việc và bạn cũng sẽ cần đào tạo họ để có kết quả tốt hơn.
Bước 6: Theo dõi kết quả
Thử xem lại quy trình và kiểm tra xem có bất kỳ mối đe dọa nào mà nó có thể mang lại sau này không, đồng thời tìm cách giảm thiểu rủi ro.
Bước 7: Lặp lại
Nếu bạn có thể đạt được các mục tiêu đã đặt ra với quá trình này, hãy tiếp tục lặp lại nó và luôn theo dõi hiệu quả và tiến trình của nó trong quá trình
Tự động hóa quy trình doanh nghiệp là gì?
Tự động hóa quy trình doanh nghiệp liên quan đến việc sử dụng công nghệ được hỗ trợ như phần mềm và ứng dụng để thực hiện các quy trình và hoạt động kinh doanh, với mục đích duy nhất là giảm thiểu chi phí và tăng năng suất, tối ưu hóa quy trình.
Khi một doanh nghiệp tự động hóa các quy trình của mình, doanh nghiệp có cơ hội gặt hái một số lợi ích như hiệu quả cao hơn, giảm thiểu sai sót, giảm căng thẳng lao động, giảm thiểu chi phí, tối đa hóa lợi nhuận, thỏa mãn khách hàng tốt hơn, trong số những lợi ích khác. Một ví dụ tuyệt vời về tự động hóa quy trình phổ biến được tìm thấy trong các doanh nghiệp là tự động hóa quy trình bán hàng và tự động hóa quy trình CNTT.
Tại sao các CEO nên cân nhắc việc tự động hóa quy trình doanh nghiệp?
Tự động hóa quy trình kinh doanh mang lại Giá trị gia tăng trên mỗi công việc
Khi bạn tự động hóa công việc kinh doanh của mình, gánh nặng đối với nhân viên sẽ giảm bớt và họ sẽ có thể tập trung sức mạnh và khả năng của mình cho các nhiệm vụ và công việc cần thiết khác. Điều này sẽ cải thiện sự tập trung và năng suất của họ.
Tự động hóa quy trình kinh doanh dẫn đến sự hài lòng của nhân viên cao hơn
Có một số quy trình kinh doanh cực kỳ phức tạp và nếu bạn để nhân viên xử lý, nó có thể khiến họ cảm thấy áp lực và thậm chí có thể làm giảm năng suất của họ. Nhưng trường hợp sẽ ngược lại khi bạn tự động hóa nó vì nhân viên sẽ chỉ được yêu cầu thực hiện những nhiệm vụ nhỏ.
Tự động hóa quy trình kinh doanh giảm thiểu lỗi của con người
Miễn là con người tham gia vào một quy trình, lỗi là không thể tránh khỏi và một số lỗi đôi khi có thể rất lớn. Tự động hóa hoạt động kinh doanh của bạn sẽ giúp loại bỏ mọi dạng lỗi của con người và do đó mang lại cho bạn kết quả chính xác hơn.
Một doanh nghiệp với chiến lược khôn khéo là dấu hiệu tốt nhưng chưa đủ. Doanh nghiệp vẫn có thể gặp rủi ro nếu thiếu đi một nền móng quy trình chắc chắn. Vì thế, nhà quản trị cần có một tập hợp quy trình đủ rõ ràng, mạnh mẽ để dẫn dắt nhân viên đi theo chiến lược, để biến kế hoạch thành hiện thực, giúp doanh nghiệp vươn xa.
Tự động hóa doanh nghiệp là việc áp dụng công nghệ và các đòn bẩy công nghệ vào hoạt động của doanh nghiệp để gia tăng năng suất lao động, gia tăng hiệu quả trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm nhân sự mà doanh số vẫn gia tăng đều đặn.
Hiện nay khi thời đại công nghệ 4.0 bùng nổ trên toàn thế giới việc áp dụng công nghệ vào quản trị và tự động hóa doanh nghiệp là một điều tất yếu để giúp các doanh nghiệp phát triển bắt kịp với xu thế của thế giới. Đây cũng là con đường ngắn nhất để các doanh nghiệp phát triển theo kịp tốc độ phát triển của các nước trên thế giới.
Dưới đây là 5 bước giúp tự động hóa doanh nghiệp của bạn, hãy tìm hiểu và áp dụng nó:
1. Đơn giản hóa (Simplization)
Đơn giản hóa doanh nghiệp ở đây được hiểu là gì? Là việc bạn nhìn nhận lại toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp và nhiệm vụ của bạn là làm đơn giản hóa mọi quy trình của các bộ phận, phòng ban thành những quy trình cụ thể, đơn giản nhất có thể để bất kỳ một nhân viên mới nào cũng có thể nhìn vào quy trình và áp dụng ngay.
2. Hệ thống hóa (Systemization)
Sau khi các quy trình được xây dựng lên. Là CEO, bạn phải nắm bắt toàn bộ quy trình và hệ thống hóa nó lại để áp dụng vào doanh nghiệp Đây là công việc khá mất thời gian chính vì vậy để thực hiện một cách nhanh chóng bạn cần có sự phối hợp của các Trưởng bộ phận, sau đó là từng nhân viên chuyên trách liên quan. Mỗi nhân viên hay trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm thực thi theo quy trình mà họ đã đặt ra
Điểm lợi của việc hệ thống hóa quy trình trong công ty là nếu như mọi phòng ban tuân thủ quy trình thì khi phát sinh lỗi chúng ta sẽ biết ngay lỗi đó do ai gây ra.
Giả sử như trong quy trình bán hàng, bạn yêu cầu nhân viên kinh doanh phải thu được tiền từ khách hàng thì mới được tạo đơn hàng, nếu NVKD phá vỡ quy trình đó, cấp hàng cho khách hàng trước khi thu được tiền thì trong trường hợp KHÔNG THU ĐƯỢC TIỀN của khách hàng thì nhân viên đó hoàn toàn chịu trách nhiệm. Trường hợp này rất hay xảy ra nếu như nhân viên vì thiếu doanh số mà cố tình phá vỡ quy trình.
Mẹo nhỏ: Trong quá trình áp dụng quy trình vào doanh nghiệp, Tuấn cũng đã từng gặp phải việc 1 trong những nhân sự chủ chốt do quá già hay yếu kém về công nghệ mà không thể áp dụng được quy trình của doanh nghiệp. Điều cần thiết của người lãnh đạo là cần phải TỈA CÀNH. Loại bỏ những người yếu kém ra khỏi mắt xích của doanh nghiệp. Như vậy quá trình hệ thống hóa của bạn mới hoàn chỉnh
3. Tối ưu hóa (Optimization)
Áp dụng toàn bộ quy trình đã được hệ thống hóa vào doanh nghiệp của bạn một cách TRIỆT ĐỂ. Ở đây tôi nhấn mạnh từ TRIỆT ĐỂ bởi sự thành công của quá trình tự động hóa doanh nghiệp cần có sự quản lý và thực hành nghiêm túc từ lãnh đạo doanh nghiệp cho đến nhân viên. Bất kỳ một hành động nào hay một con người nào có ý định phá vỡ QUY TRÌNH cần phải được đánh giá và LOẠI BỎ ngay lập tức. Chỉ có áp dụng TRIỆT ĐỂ thì việc tự động hóa doanh nghiệp mới thành công.
Trong quá trình triển khai, bạn sẽ cần liên tục tối ưu hóa quy trình để giảm bớt chi phí, giảm thời gian, giảm nhân công mà vẫn tăng hiệu suất công việc.
Giả sử: nếu bạn đang quản lý một công ty chuyển phát nhanh hay công ty giao hàng, bạn luôn luôn phải tìm cách tối ưu hóa quãng đường mà chuyển phát hàng tối đa. Đó tất nhiên không phải là nhiệm vụ của bạn mà là nhiệm vụ của mỗi thành viên trong công ty. Hãy đưa ra những phần thưởng hay ghi nhận xứng đáng cho những nhân viên có sáng kiến tối ưu năng suất lao động. Điều đó giúp công ty bạn ngày một tiến lên.
4. Tự Động Hóa (Automation)
Sau khi TỐI ƯU HÓA xong quy trình của doanh nghiệp thì việc tiếp theo là áp dụng phần mềm Quản trị doanh nghiệp hay máy móc vào hoạt động của doanh nghiệp để tự động hóa tối đa các hoạt động trong doanh nghiệp. Quy trình được vận hành trơn tru dẫn đến việc tự động hóa doanh nghiệp là điều khả thi nằm trong tầm tay.
Trải qua 3 quá trình trên, sau khi đơn giản hóa quy trình, hệ thống hóa quy trình và tối ưu hóa quy trình thì quá trình tự động hóa bắt buộc sẽ cần phải sử dụng các đòn bẩy công nghệ, các phần mềm quản trị khách hàng (CRM), phần mềm kế toán hay phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP).
5. Nhân Bản Hóa (Humanization)
Sau quá trình Tự động hóa doanh nghiệp chính là quá trình nhân bản hóa. Bất kỳ một nhân sự mới nào khi đảm nhận công việc nhờ có quy trình đầy đủ và hệ thống tự động hóa sẽ giúp cho nhân sự mới đó tiếp cận công việc một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian đào tạo, nâng cao hiệu suất của công việc.
Đây chính là yếu tố giúp bạn nhân bản bất kỳ một con người hay công việc nào chỉ cần có quy trình làm việc cụ thể và hướng dẫn phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau.
Lời kết
Trên đây là 5 bước giúp cho bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có thể tự động hóa chỉ trong thời gian ngắn từ 1-2 năm. Đi vào chi tiết sẽ còn nhiều việc để làm nhưng tôi hy vọng rằng với những kiến thức này bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào doanh nghiệp của bạn để thúc đẩy tiến trình tự động hóa doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất có thể.
Tự động hóa quy trình kinh doanh tập trung vào tự động hóa toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp trên 1 hệ thống trực tuyến nhằm chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, cải thiện hiệu suất, tối ưu chi phí đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
1. Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là gì? Ví dụ cụ thể?
Business Process Automation (BPA) hay còn gọi là tự động hóa quy trình kinh doanh, được hiểu là việc ứng dụng công nghệ số hóa các nhiệm vụ, quy trình cố định trong một doanh nghiệp thay thế cho các tác vụ thủ công truyền thống. Nhằm chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, cải thiện hiệu suất, tối ưu chi phí đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) khác với quản lý quy trình kinh doanh (BPM). Nếu như BPA chỉ tập trung vào khía cạnh tự động hóa thì BPM tiếp cận một cách rộng và tổng quát hơn hướng tới mục đích tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng cụ thể để bạn hiểu rõ hơn về tự động hóa quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp.
Onboarding – Tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới
Mặc dù việc tiếp nhận nhân viên mới có vẻ như là một quá trình đơn giản nhưng nó bao gồm rất nhiều nhiệm vụ trong đó bao gồm điền vào biểu mẫu thông tin nhân viên, sắp xếp các buổi giới thiệu, đào tạo, thiết lập tài khoản ngân hàng, thu thập tài liệu liên quan và chỉ định người hướng dẫn,…
Nếu không tự động hóa, toàn bộ quy trình có thể trở nên khá hỗn loạn và dẫn đến:
Mất quá nhiều thời gian để soạn thảo, xử lý và lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ nhân sự
Một số nhiệm vụ có thể bị bỏ sót
Nhân viên mới không được hỗ trợ nhiệt tình, không biết làm gì và ai quản lý dẫn đến không hài lòng, dễ rời đi hoặc tiếp tục thì năng suất làm việc thấp.
Việc áp dụng tự động hóa quy trình onboarding sẽ rút ngắn thời gian cho các tác vụ giấy tờ thủ công, cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện, dễ dàng cho việc thích nghi với công việc mới. Người hướng dẫn cũng có cơ sở đánh giá chính xác tiện độ và hiệu suất làm việc để quyết định nhân viên đó có thực sự phù hợp với nhu cầu và văn hóa doanh nghiệp hay không?
Tự động hóa quy trình kinh doanh: Đơn đặt hàng
Yêu cầu đơn đặt hàng (PO) là quy trình lặp lại ở hầu hết các tổ chức, đặc biệt là những doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm dịch vụ. Quy trình này đòi hỏi sự hợp tác của nhiều cá nhân ở những phòng ban khác nhau từ Marketing, Chăm sóc khách hàng cho đến đội ngũ nhân viên bán hàng, đơn vị vận chuyển.
Nếu không tự động hóa, các vấn đề sau có thể xảy ra:
Phê duyệt đơn đặt hàng bị trì hoãn
Năng suất, chất lượng công việc bị ảnh hưởng
Thiếu thông tin khách hàng
Lỗi đơn đặt hàng
Lỗi khi giao hàng
Tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng giúp minh bạch hóa trách nhiệm của từng cá nhân, tránh trường hợp đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng nội bộ ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Toàn bộ công việc trong quy trình cập nhật công khai trên phần mềm giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, nắm bắt chính xác nút thắt ở đâu và do ai để có phương án xử lý kịp thời. Nó cũng giữ lại tất cả các trao đổi, giao tiếp, tài liệu, hình ảnh đính kèm trong quá trình làm việc giúp cho việc triển khai nhanh chóng và dễ dàng hơn.
2. BPA và hành trình “khoác áo mới” hoạt động quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp
Tự động hóa quy trình kinh doanh chỉ ra chính xác các vấn đề lớn nhất mà doanh nghiệp đang gặp phải, giải quyết triệt để sự thiếu hiệu quả trong cách thức quản lý và vận hành truyền thống.
Tự động hóa quy trình kinh doanh đặt những nền móng đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số: từ số hóa hóa đơn, hồ sơ, đơn từ theo thời gian thực cho đến chăm sóc, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng qua từng giai đoạn cụ thể.
Tiền đề cho hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp
Công nghệ đang thay đổi thị trường từng ngày, đó là lý do chuyển đổi số trở thành xu thế tất yếu đòi hỏi các doanh nghiệp phải nghiêm túc thực hiện nếu muốn duy trì lợi thế cạnh tranh, đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững. Tự động hóa kinh doanh có thể xem là bước đệm hoàn hảo giúp doanh nghiệp tiếp cận mô hình số và gặt hái được những thành quả vượt trội trong hành trình số hóa.
Tự động hóa quy trình kinh doanh: Minh bạch hóa luồng công việc
Tự động hóa đòi hỏi sự rõ ràng nhất định về quy trình ngay từ giai đoạn khởi tạo hệ thống. Nó giúp bạn phân rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong từng giai đoạn gắn với từng thời hạn công việc. Giải quyết triệt để tình trạng đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Việc minh bạch hóa luồng công việc trên phần mềm cung cấp 1 bức tranh toàn diện về tiến độ và chất lượng từng nhiệm vụ, bất kỳ nút thắt ở đâu đều có thể kiểm soát và xử lý kịp thời.
Kiểm soát chặt chẽ từ A-Z mọi luồng công việc trong doanh nghiệp
Chuẩn hóa các quy trình
Thay vì triển khai các quy trình một cách lộn xộn và tùy hứng theo yêu cầu của người phụ trách, toàn bộ các quy trình trong doanh nghiệp từ quy trình marketing, quy trình kinh doanh, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình hỗ trợ kỹ thuật,… đều được chuẩn hóa bằng việc thiết lập những trường tiêu chuẩn cố định. Tự động hóa xây dựng một văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, công bằng và gắn kết, thúc đẩy tối đa hiệu suất và chất lượng công việc.
Sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ
Một trong những lợi ích tuyệt vời của hệ thống tự động hóa quy trình là các nhiệm vụ được phân bổ hợp lý về cả thời gian và con người. Tránh tình trạng nhân sự người thì bù đầu với deadline, người lại rảnh rỗi không có việc, vừa gây ức chế do sự thiếu công bằng, vừa làm giảm chất lượng công việc. Tự động hóa cũng là cơ sở để loại bỏ các tác vụ thủ công tốn thời gian, kém hiệu quả để tập trung vào việc nâng cao các nhiệm vụ gia tăng giá trị.
Lưu trữ không giới hạn dữ liệu trên hệ thống
Toàn bộ thông tin chi tiết về quy trình từ các tài liệu, hình ảnh, báo cáo đính kèm, các cuộc thảo luận, trao đổi đều được lưu lại trên phần mềm giúp cho quá trình triển khai nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện cho việc tìm lại khi cần.
Mọi trao đổi đều dễ dàng thực hiện và lưu trữ không giới hạn trên phần mềm
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu cuối cùng mà bất kỳ doanh nghiệp dịch vụ nào cũng hướng tới. Việc tự động hóa quy trình kinh doanh giúp guồng máy doanh nghiệp hoạt động theo một luồng xuyên suốt, chất lượng dịch vụ cũng vì thế được cải thiện mang đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với sự chăm sóc tuyệt vời nhất.
Tự động hóa kinh doanh cung cấp các chức năng phụ trợ như lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) không chỉ dừng lại ở việc khiến khách hàng hài lòng, còn giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu năng suất nhân sự và tăng trưởng khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.
3. Những quy trình kinh doanh cụ thể cần tự động hóa
Khi một hoạt động của bạn gặp phải những vấn đề dưới đây, đó là lúc bạn nên tự động hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp mình.
Khối lượng công việc lớn
Cần sự phối hợp thực hiện của nhiều cá nhân, phòng ban
Cần sự theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng của từng nhiệm vụ trong quy trình
Giới hạn về mặt thời gian
Có những ảnh hưởng nhất định đến việc triển khai các công việc, quy trình khác
Để có cái nhìn rõ hơn về bức tranh tự động hóa quy trình kinh doanh, bạn có thể tham khảo một số quy trình tự động thường thấy trong các tổ chức bao gồm:
Quy trình theo dõi, kiểm soát, tổng hợp thời gian làm việc của nhân sự
Quy trình tính lương
Quy trình ra mắt sản phẩm mới
Quy trình bán hàng
Quy trình xử lý đơn hàng
Quy trình chăm sóc khách hàng
Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng….
Một doanh nghiệp hoạt động với rất nhiều các quy trình, mỗi quy trình lại có những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng khác nhau với những yêu cầu về thời gian và nguồn lực khác nhau. Việc tự động hóa toàn bộ trên phần mềm thay cho các tác vụ quản lý thủ công kém hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm tải thời gian, áp lực cho những nhiệm vụ dư thừa để tập trung vào những công việc giá trị mang lại lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp.
4. Lợi ích của các công cụ phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh
Việc ứng dụng phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh mang lại cho doanh nghiệp những sự thay đổi rõ rệt không chỉ trong hoạt động quản trị và vận hành mà còn có tác dụng tối ưu doanh thu doanh nghiệp.
#1. Tối ưu thời gian, chi phí: Tự động hóa các tác vụ thủ công lặp lại giúp tiết kiệm 90% thời gian xử lý văn bản, thủ tục hành chính, giảm thiểu tối đa cho phí ẩn trong doanh nghiệp cho các nghiệp vụ in ấn, lưu trữ. Nhân sự có nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ giá trị, những công việc trực tiếp mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.
#2. Năng suất nhân sự tăng: Mọi luồng công việc được cập nhật công khai và minh bạch trên phần mềm giúp các bộ phận liên quan chủ động trong việc triển khai công việc cá nhân, tối ưu năng suất đảm bảo hoàn thành đúng deadline, tránh ảnh hưởng đến tiến độ của giai đoạn sau đó.
#3. Dễ dàng phát hiện điểm nóng: Việc kiểm soát quy trình trên một giao diện duy nhất giúp nhà lãnh đạo nhanh chóng phát hiện nút thắt để có phương án xử lý kịp thời, tránh các lỗi sai lặp lại trong tương lai.
#4. Cải thiện tương tác, gia tăng kết nối nhân sự: Mọi trao đổi, thảo luận liên quan đến công việc giữa từng cá nhân, bộ phận chuyên trách đều dễ dàng thực hiện ngay dưới mỗi nhiệm vụ nhằm cải thiện kết nối 2 chiều, tăng sự gắn kết. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp chất lượng, chuyên nghiệp, thân thiện.
Phần mềm tự động hóa quy trình là cơ sở để nhà lãnh đạo biết được doanh nghiệp mình đang tốt ở đâu, kém ở điểm nào để có sự cải tiến phù hợp, đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp trong dài hạn.
FastWork Workflow – Giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh toàn diện thuộc Nền tảng quản trị doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn
FastWork.vn tự hào mang đến giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh cho hơn 1500+ doanh nghiệp nhằm tối ưu quy trình vận hành, xây dựng một quy trình làm việc chuyên nghiệp, gắn kết và hiệu quả hơn.
Chuẩn hóa và thiết lập không giới hạn các quy trình công việc
Tự động hóa giao việc, nhắc việc, chuyển bước, chuyển quy trình
Phát hiện kịp thời các điểm nóng cần chú ý trong luồng công việc
Giám sát chặt chẽ tiến độ công việc của từng cá nhân tham gia quy trình
Trước sự thay đổi từng ngày của thị trường, các doanh nghiệp nhỏ phải gồng mình lên tạo ra sự khác biệt để duy trì lợi thế cạnh tranh, đảm bảo cho sự phát triển bền vững, vai trò của tự động hóa trở nên càng quan trọng. Mở đầu chuỗi bài viết tự động hóa doanh nghiệp, FastWork đưa ra những mẹo tự động hóa doanh nghiệp nhỏ dựa trên những Case Study, số liệu thống kê thực tế.
1. Tự động hóa là gì? Một số hình thức tự động hóa doanh nghiệp
Tự động hóa được định nghĩa đơn giản là việc sử dụng công nghệ và phần mềm chuẩn hóa các quy trình, giúp lãnh đạo theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện nhiệm vụ của nhân sự.
Ứng dụng thành công tự động hóa, một doanh nghiệp có thể gặt hái nhiều lợi ích bao gồm giảm thiểu chi phí, nâng cao năng suất và hạn chế tối đa phát sinh, rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc.
Một quan điểm sai lầm thường gặp về tự động hóa cho rằng các doanh nghiệp nhỏ nếu muốn tự động hóa cần tái cấu trúc bộ máy hoạt động của họ, thay thế con người bằng robot cao cấp. Tuy nhiên, tự động hóa không nhất thiết phải đầu tư một đống tiền vào các thiết bị phần cứng hoặc các phần mềm phức tạp hiện đại. Trong nhiều trường hợp, nó chỉ đơn giản là sử dụng nền tảng công nghệ nhằm giảm bớt hoặc loại bỏ sự tham gia của con người vào các tác vụ thủ công lặp lại để họ có thời gian tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
3 hình thức tự động hóa phổ biến nhất là Tự động hóa Email, Tự động hóa đường ống bán hàng và Tự động hóa quy trình kinh doanh.
Tự động hóa email
Theo Wishpond.com, có 3.2 tỷ tài khoản email trên toàn thế giới và 91% người dùng kiểm tra thư mới hàng ngày. Dựa vào số liệu đó, thật dễ hiểu tại sao tự động hóa email lại là một phần không thể thiếu trong nỗ lực tự động hóa của doanh nghiệp nhỏ.
Tạo và gửi email tự động cho khách hàng có thể giúp một doanh nghiệp nhỏ nâng cao chất lượng dịch vụ mà không cần phải đầu tư nhiều chi phí và thời gian. Bạn chỉ cần tải lên những nội dung Email mẫu, khi khách hàng tiềm năng có một hành động nhất định, phần mềm sẽ tự động thu thập thông tin, tạo ra một Email cá nhân hóa và gửi đi theo lịch hẹn của bạn. Công việc trước đây mất 1 giờ để làm chỉ cần ít phút hoàn thành nhờ tự động hóa. Bạn cũng sẽ dễ dàng theo dõi được khách hàng có mở email không, mở khi nào, mở bao nhiêu lần và có click vào link đính kèm không?
Tự động hóa email còn được hiểu là tiếp thị qua email – cách mà rất nhiều doanh nghiệp nhỏ đang tận dụng vô cùng hiệu quả. Theo một cuộc khảo sát gần đây được thực hiện bởi MarketingProfs, hơn 44% người nhận email sẽ thực hiện ít nhất một lần mua hàng do nhận được email quảng cáo.
Tự động hóa đường ống bán hàng
Đường ống bán hàng (Sales Pipeline) là một khái niệm kinh doanh liên quan đến việc di chuyển khách hàng tiềm năng qua các giai đoạn khác nhau trong quy trình bán hàng cho đến khi họ mua hàng.
Việc sử dụng phần mềm tự động hóa quy trình bán hàng đảm bảo rằng mọi khách hàng tiềm năng đều được tính đến, thông tin liên hệ và ghi chú luôn có sẵn giúp bạn biết được mình cần làm gì tiếp theo để thực hiện thỏa thuận.
Những dữ liệu đó cũng góp phần đưa ra dự báo doanh thu chính xác hơn hay tạo ra những cải tiến đáng chú ý trong kinh doanh. Bạn không cần phần mềm để kết thúc giao dịch bán hàng nhưng bạn cần nó để chốt được nhiều đơn hơn, duy trì hoạt động bán hàng ổn định và hiệu quả đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp.
Tự động hóa quy trình kinh doanh
Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) sử dụng công nghệ để thực hiện các quy trình kinh doanh định kỳ. Nói cách khác, thay vì để nhân viên của mình thực hiện các công việc đơn giản và lặp lại hàng ngày, phần mềm sẽ giúp họ làm việc đó.
BPA làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân bằng cách số hóa mọi nhiệm vụ trên phần mềm, do ai thực hiện, deadline ra sao? Giải quyết triệt để tình trạng đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu suất chung.
Để có cái nhìn rõ hơn về bức tranh tự động hóa quy trình kinh doanh, bạn có thể tham khảo một số quy trình tự động thường thấy trong các tổ chức bao gồm:
Quy trình theo dõi, kiểm soát, tổng hợp thời gian làm việc của nhân sự
Quy trình tính lương
Quy trình ra mắt sản phẩm mới
Quy trình bán hàng
Quy trình xử lý đơn hàng
Quy trình chăm sóc khách hàng
Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng….
Bạn nên chọn một đơn vị cung cấp phần mềm uy tín với sự hỗ trợ tuyệt vời hoặc có thể thuê một nhà tư vấn kỹ thuật khi bắt đầu tự động hóa để đảm bảo quá trình này diễn ra liền mạch.
Theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ
Thiết lập hệ thống theo dõi thời gian dành cho mọi nhiệm vụ trong một ngày/ một tuần/ một tháng mà doanh nghiệp nhỏ cần đầu tư để duy trì hoạt động kinh doanh. Đánh giá công việc nào tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực nhất để cân nhắc tự động hóa một số tác vụ. Đảm bảo các công việc/ quy trình được xử lý nhanh nhất có thể với chất lượng hoàn hảo nhất.
Giảm thiểu số lượng quy trình
Bạn cần hiểu rất rõ cách thức vận hành doanh nghiệp mình để có thể xác định chính xác quy trình nào bắt buộc, quy trình nào không bắt buộc hoặc có thể hợp nhất lại. Muốn tự động hóa thành công, hãy chắc chắn số lượng quy trình trong doanh nghiệp đã được tối ưu.
Đừng bỏ qua trải nghiệm của nhân viên
Một số chủ doanh nghiệp nhỏ không nhận ra rằng mặc dù việc thay đổi quy trình tương đối dễ thực hiện, nhưng việc giúp nhân viên hiểu và chấp nhận tự động hóa có thể rất khó, thậm chí là đầy thách thức.
Hãy nhớ rằng, hầu hết mọi người đều sợ những gì họ không hiểu. Vì vậy, chủ doanh nghiệp cần có một lộ trình đào tạo nhân sự rõ ràng và bài bản cũng như tổ chức các cuộc khảo sát về trải nghiệm sau khi sử dụng: điều gì hài lòng, điều gì chưa hài lòng để xem xét thay đổi. Việc nhân viên nắm rõ được tầm quan trọng của tự động hóa đối với sự phát triển của doanh nghiệp và chính bản thân họ cũng là yếu tố quan trọng thôi thúc họ tích cực sử dụng phần mềm, tạo nên thành công của tiến trình tự động hóa.
3. Cách doanh nghiệp nhỏ bắt đầu tự động hóa?
Từ những Case Study thực tế, có thể kết luận rằng bắt đầu từ quy mô nhỏ là chìa khóa thành công cho một doanh nghiệp tự động hóa.
Bạn trước hết nên tự động hóa một quy trình cơ bản, theo dõi kết quả của nó, tùy chỉnh dựa trên trải nghiệm người dùng sau đó tiếp tục tự động hóa bổ sung đối với các quy trình khác.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ dự định tự động hóa, hãy cân nhắc:
Yêu cầu đơn vị phần mềm cung cấp tài khoản demo của các doanh nghiệp khác để tham khảo cũng như học hỏi cách họ tự động hóa.
Thành lập một nhóm các thành viên “chủ chốt” từ các phòng ban khác nhau của công ty bạn để họp bàn, đề xuất chiến lược triển khai tự động hóa. Xem xét, đánh giá hiệu quả của quy trình tự động hóa ban đầu và đưa ra các giải pháp tự động hóa bổ sung
Khi một doanh nghiệp nhỏ quyết định tự động hóa, hãy bắt đầu từng bước một và từ những gì cơ bản nhất. Hy vọng những thông tin FastWork chia sẻ trong bài viết này có thể phần nào giúp các nhà lãnh đạo tìm được hướng đi phù hợp để quá trình tự động hóa doanh nghiệp nhỏ diễn ra thành công và hiệu quả.
4. Sử dụng FastWork giúp tự động hóa tối đa doanh nghiệp
#1 Xây dựng mô hình doanh nghiệp số, số hóa cơ cấu doanh nghiệp
FastWork hỗ trợ xây dựng cây đơn vị phù hợp với hệ thống cơ cấu doanh nghiệp chuẩn theo thực tế, phân cấp phòng ban, chức vụ, trao quyền người dùng linh hoạt trên phần mềm. Đây là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, liền mạch trên nền tảng số mà không có bất kỳ khó khăn hay vướng mắc nào.
#2 Tự động hóa quy trình chấm công – tính lương
Tự động hóa ở đây nằm ở khía cạnh: số hóa dữ liệu (bảng công + ca + đơn từ). Phần mềm được cài đặt để hiểu ca nào thì tính hệ số công nào, đơn từ nào thì tính công, đơn từ nào không,… khi đó công sẽ được tự động tính toán chính xác. Khác với máy vân tay chỉ ghi nhận tổng số lần check in-out chứ không biết là check in-out của ca nào, cuối tháng nhân sự sẽ phải đối chiếu ca để tính hệ số công phù hợp. Tương tự như đơn từ, cũng phải tổng hợp thủ công và tính thủ công. Khi chuyển dữ liệu từ dạng offline lên online (dữ liệu số) thì phần mềm sẽ đọc được và hiểu được sau đó tự động tính toán.
#3 Tự động hóa các quy trình nội bộ và hành chính
Phần mềm giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ mô hình văn phòng giấy sang văn phòng điện tử khi số hóa toàn bộ các quy trình nội bộ và xử lý giấy tờ hành chính lên phần mềm. Không còn các thao tác soạn thảo văn bản, công văn, thông báo thủ công sau đó trình ký đợi sếp phê duyệt. Với phần mềm FastWork, mọi thứ đều có thể xử lý trực tuyến chỉ với 1 chiếc Smartphone. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm hàng nghìn giờ mỗi năm cho các nhiệm vụ lặp lại nhàm chán, giảm thiểu 90% chi phí văn phòng hành chính.
#4 Tự động hóa các quy trình làm việc phòng ban
Mọi quy trình làm việc trong doanh nghiệp sẽ được chuẩn hóa, nhân viên biết chính xác vai trò, nhiệm vụ và cần làm gì trong mỗi quy trình công việc. Lãnh đạo theo sát tiến độ, kiểm soát chất lượng công việc của từng bộ phận, phòng ban, nắm bắt nhanh chóng nút thắt để có giải pháp xử lý kịp thời, tránh tắc nghẽn ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Việc quản lý toàn bộ công việc nhân sự trên một hệ thống trực tuyến mang lại lợi ích tuyệt vời cho các cá nhân, lãnh đạo và dự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.
FastWork.vn – Nền tảng quản trị và điều hành doanh nghiệp trực tuyến đồng hành cùng hơn 1500+ doanh nghiệp Việt trong hành trình chuyển đổi số.
FastWork.vn cung cấp hệ thống phần mềm quản trị bao gồm: Phần mềm Quản trị nội bộ FastWork OFFICE+, Phần mềm Quản lý Công việc FastWork WORK+, Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng FastWork CRM+, Phần mềm Quản trị nhân sự FastWork HRM+,…Tự động hóa được đánh giá là xu thế tất yếu để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh cũng như thích ứng với những thay đổi từng ngày. từng giờ của thị trường.
2. 4 mẹo tự động hóa doanh nghiệp nhỏ
Sử dụng công nghệ đẩy nhanh quá trình tự động hóa
Đầu tư vào công nghệ phần mềm nhằm chuẩn hóa các quy trình làm việc được khuyến khích áp dụng tại các doanh nghiệp nhỏ trong kỷ nguyên số. Nó không thể thay thế hoàn toàn con người nhưng là công cụ hỗ trợ hiệu quả giúp nhân viên xử lý nhanh chóng các tác vụ thủ công lặp lại nhàm chán để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
