Việc quản lý cán bộ, công chức theo vị trí việc làm trong Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) ISO hành chính là một nội dung quan trọng, nhằm đảm bảo phân công rõ ràng, đúng người đúng việc, có trách nhiệm và có thể đánh giá hiệu quả công việc minh bạch.
Dưới đây là cách quản lý cán bộ, công chức theo vị trí việc làm trong mô hình ISO hành chính (TCVN ISO 9001:2015):
✅ 1. Khái niệm vị trí việc làm trong ISO hành chính
-
Vị trí việc làm là công việc gắn với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, được giao cho một người hoặc một nhóm người thực hiện.
-
Trong ISO, mỗi quy trình đều phải gắn với các vị trí chịu trách nhiệm rõ ràng, tránh chồng chéo, bỏ sót trách nhiệm.
🧩 2. Cách lồng ghép quản lý vị trí việc làm trong hệ thống ISO
🔹 1. Xác định vai trò – trách nhiệm – quyền hạn trong các quy trình
-
Mỗi quy trình ISO hóa cần chỉ rõ:
-
Ai thực hiện? (chuyên viên, lãnh đạo phòng, văn thư...)
-
Ai kiểm tra?
-
Ai phê duyệt?
-
-
Việc này thể hiện rõ trong phần “Trách nhiệm” hoặc “Bảng phân công” trong quy trình ISO.
📌 Ví dụ:
Quy trình giải quyết thủ tục cấp phép → có thể có các vai trò:
-
Tiếp nhận: Văn thư
-
Thẩm định: Chuyên viên kỹ thuật
-
Phê duyệt: Trưởng phòng hoặc Giám đốc
🔹 2. Xây dựng bảng mô tả công việc theo vị trí ISO
-
Tài liệu ISO cần đính kèm hoặc quy định rõ:
-
Bảng mô tả công việc (chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn năng lực).
-
Yêu cầu đào tạo hoặc kinh nghiệm tối thiểu cho từng vị trí.
-
Liên kết với quy trình nào trong hệ thống ISO.
-
🔹 3. Gắn kết với cơ sở dữ liệu công chức
-
Mỗi cán bộ công chức nên được gắn định danh với vị trí cụ thể trong sơ đồ quy trình (ví dụ: mã số ngạch, phòng ban, vai trò ISO).
-
Tích hợp dữ liệu này với phần mềm quản lý ISO hoặc phần mềm công vụ nội bộ.
🔹 4. Đánh giá hiệu quả công việc dựa trên ISO
-
Dựa vào các đầu việc, thời gian xử lý, chất lượng thực hiện quy trình ISO để:
-
Đánh giá hiệu suất làm việc;
-
Ghi nhận sáng kiến, cải tiến;
-
Phân loại mức độ hoàn thành nhiệm vụ theo vị trí việc làm.
-
🔹 5. Đào tạo, nâng cao năng lực theo yêu cầu vị trí
-
ISO yêu cầu có quy trình đánh giá năng lực, đào tạo, bồi dưỡng cho từng vị trí công việc.
-
Hồ sơ ISO nên lưu giữ kế hoạch đào tạo, kết quả đánh giá năng lực nội bộ.
📄 Trong tài liệu ISO hành chính, nội dung này thể hiện ở đâu?
| Tài liệu ISO | Nội dung liên quan vị trí việc làm |
|---|---|
| Sổ tay chất lượng | Mô tả cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ từng đơn vị |
| Quy trình ISO | Phân công trách nhiệm cụ thể theo từng bước xử lý |
| Tài liệu kiểm soát | Mẫu bảng mô tả công việc, bảng phân công nhiệm vụ |
| Biểu mẫu ISO | Phiếu giao việc, báo cáo đánh giá công chức |
| Đào tạo – đánh giá | Kế hoạch, hồ sơ đào tạo theo từng vị trí ISO |
📌 Kết luận
ISO hành chính không chỉ quản lý quy trình mà còn là công cụ gắn chặt với vị trí việc làm, giúp tổ chức quản lý nhân lực hiệu quả, khoa học và minh bạch.
📥 Nếu bạn cần mình hỗ trợ:
-
Mẫu quy trình ISO có gắn vị trí việc làm cụ thể
-
Mẫu bảng mô tả công việc ISO hành chính
-
Mẫu kế hoạch đào tạo, đánh giá năng lực công chức trong ISO
Hãy cho biết loại hình đơn vị bạn cần (UBND cấp xã, Sở, phòng ban chuyên môn...) để mình gửi mẫu tương ứng.
