Thực trạng và giải pháp ứng dụng Phần mềm ISO đối với công tác chấm điểm xây
dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO của các
cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang
1. Thực trạng công tác chấm điểm xây dựng, áp dụng và duy
trì hệ thống quản lý chất lượng
Công tác
chấm điểm và xếp hạng các cơ quan hiện nay được thực hiện theo Quyết định số 2532/QĐ-UBND ngày 10/12/2021 của
Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành “Quy
định Bộ tiêu chí, xếp hạng kết quả xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất
lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001 của các cơ quan thuộc hệ thống
hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang”.
+ Đối với UBND cấp xã được thực hiện theo Quy trình chấm như sau:
Hằng năm, UBND cấp xã tự tiến hành đánh giá, chấm điểm công tác xây dựng,
áp dụng HTQLCL của cơ quan, đơn vị mình theo các tiêu chí trên phần mềm chấm điểm ISO tỉnh Bắc Giang.
Để công tác chấm điểm được chính xác, khách quan, các cơ
quan, đơn vị thành lập tổ chấm điểm, thành phần tổ chấm
điểm gồm: đại diện lãnh đạo và đại diện các phòng, ban, bộ phận chuyên môn.
Thời gian tự đánh giá, chấm
điểm, thời gian gửi tài liệu kiểm chứng cho UBND các huyện, thành phố của UBND
cấp xã theo hướng dẫn hằng năm của UBND các huyện, thành phố. UBND các huyện,
thành phố sẽ tiến hành chấm điểm tại trụ sở của 1/3 số UBND cấp xã trên
địa bàn.
UBND các
huyện, thành phố tiến hành thành lập các Tổ chấm điểm để thực hiện việc chấm
điểm trên hồ sơ và trên thực tế tại các cơ quan, đơn vị. Tiến hành chấm trên hồ
sơ của các xã trên địa bàn xã. Việc tự đánh giá, chấm điểm của các cơ quan, đơn
vị phải gửi kèm theo các tài liệu kiểm chứng tương ứng với từng tiêu chí, tiêu
chí thành phần để xác định mức độ tin cậy, chính xác của việc tự đánh giá chấm
điểm.
Đối với các tiêu chí, tiêu chí
thành phần không có tài liệu kiểm chứng, yêu cầu các cơ quan, đơn vị giải trình rõ về cách đánh
giá, tính điểm.
Tài
liệu kiểm chứng bản điện tử hoặc bản
scan của văn bản giấy hoặc file ảnh; file zip... Tài
liệu kiểm chứng được sắp xếp phải đảm bảo tính khoa học, thuận lợi cho việc
thẩm định, các tài liệu gửi bằng bản điện tử được sắp xếp theo các thư mục, mỗi
thư mục tương ứng với một tiêu chí.
Đối với
Tài liệu kiểm chứng được gắn trên phần mềm chấm điểm ISO phải được gắn chính
xác theo đúng nội dung yêu cầu của Tiêu chí chấm điểm.
+ Đối với UBND cấp huyện được
thực hiện Quy trình chấm như sau:
Căn cứ báo cáo chấm điểm và các tài liệu kiểm chứng về công tác xây
dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng trong năm của các UBND cấp xã,
UBND cấp huyện thành lập tổ đánh giá, chấm điểm tiến hành đánh giá chấm điểm
trên hồ sơ.
Đối với những cơ quan không gửi
kết quả tự chấm điểm theo yêu cầu thì sẽ không thực hiện xếp hạng đối với cơ
quan đó; đồng thời cơ quan đó chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh.
Đối với
các tiêu chí, tiêu chí thành phần không có tài liệu kiểm chứng, yêu cầu các cơ
quan, đơn vị giải
trình rõ về cách đánh giá, tính điểm.
UBND
cấp huyện
thực hiện nghiên cứu Quyết định số 2532/QĐ-UBND ngày 10/12/2021 của
Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành “Quy
định Bộ tiêu chí, xếp hạng kết quả xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất
lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001 của các cơ quan thuộc hệ thống
hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang”.
Hằng năm, UBND cấp huyện tự tiến hành đánh giá, chấm điểm công tác xây dựng,
áp dụng HTQLCL theo các tiêu chí trên
phần mềm chấm điểm ISO tỉnh Bắc Giang.
Để công tác chấm điểm được chính
xác, khách quan, UBND huyện thành lập tổ
chấm điểm, thành phần tổ chấm điểm gồm: đại diện lãnh đạo và đại diện các
phòng, ban, bộ phận chuyên môn.
+
Đối
với Sở, CC tự chấm điểm được thực hiện Quy trình chấm như sau:
- Việc
tự đánh giá, chấm điểm của các cơ quan, đơn vị phải gửi kèm theo các tài liệu
kiểm chứng tương ứng với từng tiêu chí, tiêu chí thành phần để xác định mức độ
tin cậy, chính xác của việc tự đánh giá chấm điểm.
- Đối với các tiêu
chí, tiêu chí thành phần không có tài liệu kiểm chứng, yêu cầu các cơ quan, đơn vị giải trình rõ về cách đánh
giá, tính điểm.
- Tài liệu kiểm
chứng bản điện tử hoặc bản
scan của văn bản giấy hoặc file ảnh; file zip... Tài
liệu kiểm chứng được sắp xếp phải đảm bảo tính khoa học, thuận lợi cho việc
thẩm định, các tài liệu gửi bằng bản điện tử được sắp xếp theo các thư mục, mỗi
thư mục tương ứng với một tiêu chí.
- Đối với Tài liệu kiểm
chứng được gắn trên phần mềm chấm điểm ISO phải được gắn chính xác theo đúng
nội dung yêu cầu của Tiêu chí chấm điểm.
Xem kết quả chấm điểm
Căn cứ vào
kết quả xây dựng, duy trì, cải tiến HTQLCL các cơ quan, đơn vị tiến hành tự
đánh giá, chấm điểm cho từng tiêu chí, tiêu chí thành phần theo các yêu cầu và
cách chấm điểm tương ứng với từng tiêu chí, tiêu chí thành phần quy định.
Khi có các
văn bản của trung ương, của tỉnh, Ban chỉ đạo ISO tỉnh quy định, hướng dẫn việc
xây dựng, áp dụng HTQLCL ... được thay thế/sửa đổi/bổ sung thì áp dụng theo các
văn bản được thay thế/sửa đổi/bổ sung.
Việc xếp
hạng kết quả công tác xây dựng, áp dụng HTQLCL của cơ quan được thực hiện căn
cứ vào điểm số của từng cơ quan để xếp hạng theo thứ tự từ cao xuống thấp và
xác định mức độ Tốt, Khá, Trung bình và Yếu.
Các mức Tốt, Khá, Trung bình và
Yếu được xác định như sau: mức Tốt là
đơn vị có điểm đánh giá từ 80 điểm trở lên; mức Khá: là đơn vị có điểm
đánh giá từ 65 điểm đến dưới 80 điểm; mức Trung bình: là đơn vị có
điểm đánh giá từ 50 điểm đến dưới 65 điểm; mức Yếu: là đơn vị có điểm
đánh giá dưới 50 điểm.
Nhược điểm của việc chấm điểm theo phương pháp thủ công:
Phải ban hành văn bản hướng
dẫn và đôn đốc việc thực hiện của các cơ quan;
Phải ban hành các Quyết
định thành lập Tổ chấm điểm; phân công nhiệm vụ của các thành viên có liên quan
Quá trình chấm của các
thành viên chấm gửi kết quả phải gửi qua lại nhiều lần để thống nhất kết quả
chấm đối với mỗi cơ quan.
Việc chuyển tài liệu bổ
sung thực hiện chuyển đi, chuyển lại nhiều lần gây ra nhiều lỗi. Tính minh bạch
của kết quả chưa được kiểm chứng
Việc đánh giá chéo giữa các cơ
quan khó triển khai thực hiện do việc các cơ quan phải cùng dành một buổi để
thực hiện chấm
Mỗi lần ban hành dự thảo Kết quả
thì phải có văn bản giải trình của các cơ quan.
Các hồ sơ gửi kiểm chứng gửi
không được sắp xếp theo các đúng nội dung của Tiêu chí.
2. Giải pháp
ứng dụng Phần mềm ISO đối với công tác chấm điểm
Tài liệu, hồ sơ được hệ thống tự động ghi nhận và lưu
vết thời gian. Giúp tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ công chức
trong quá trình thực hiện việc gửi hồ sơ và ý kiến phản hồi
Việc chuyển
hồ sơ được thuận tránh được các sai sót trong quá trình gửi hồ sơ
Công khai
minh bạch được quá trình chấm điểm
Thuận lợi
trong việc triết xuất báo cáo về các Tiêu chí đạt điểm tối đa và các Tiêu chí
bị trừ điểm. Từ đó, đưa ra được nhanh chóng các phương hướng khắc phục các điểm
không phù hợp được nhanh chóng và kịp thời
Việc gắn
file theo đúng mục giúp thành viên thẩm định được thuận lợi.
Dữ liệu lưu trữ khoa học và phân chia
cụ thể giúp tìm kiếm nhanh chóng và sử dụng thuận lợi. Tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, hồ sơ
liên quan. Tiết kiệm chi phí di chuyển để đi thẩm
định đánh giá tại trụ sở của cơ quan hành chính.
Góp phần thực hiện chuyển đổi số của
các cơ quan được thuận lợi. Việc mã hóa lưu trữ giúp thuận lợi cho việc truy
xuất
Trên đây là Báo cáo tham luận của tôi về việc áp dụng
Phần mềm chấm điểm ISO.