BÀI THAM LUẬN TẠI HỘI THẢO KHOA HỌC

 

Thực trạng và giải pháp ứng dụng Phần mềm ISO đối với công tác chấm điểm xây dựng, áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang

 1. Thực trạng công tác chấm điểm xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng

Công tác chấm điểm và xếp hạng các cơ quan hiện nay được thực hiện theo Quyết định số 2532/QĐ-UBND ngày 10/12/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành “Quy định Bộ tiêu chí, xếp hạng kết quả xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001 của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang”.

+ Đối với UBND cấp xã được thực hiện theo Quy trình chấm như sau:

Hằng năm, UBND cấp xã tự tiến hành đánh giá, chấm điểm công tác xây dựng, áp dụng HTQLCL của cơ quan, đơn vị mình theo các tiêu chí trên phần mềm chấm điểm ISO tỉnh Bắc Giang.

 Để công tác chấm điểm được chính xác, khách quan, các cơ quan, đơn vị  thành lập tổ chấm điểm, thành phần tổ chấm điểm gồm: đại diện lãnh đạo và đại diện các phòng, ban, bộ phận chuyên môn.

 Thời gian tự đánh giá, chấm điểm, thời gian gửi tài liệu kiểm chứng cho UBND các huyện, thành phố của UBND cấp xã theo hướng dẫn hằng năm của UBND các huyện, thành phố. UBND các huyện, thành phố sẽ tiến hành chấm điểm tại trụ sở của 1/3 số UBND cấp xã trên địa bàn.

UBND các huyện, thành phố tiến hành thành lập các Tổ chấm điểm để thực hiện việc chấm điểm trên hồ sơ và trên thực tế tại các cơ quan, đơn vị. Tiến hành chấm trên hồ sơ của các xã trên địa bàn xã. Việc tự đánh giá, chấm điểm của các cơ quan, đơn vị phải gửi kèm theo các tài liệu kiểm chứng tương ứng với từng tiêu chí, tiêu chí thành phần để xác định mức độ tin cậy, chính xác của việc tự đánh giá chấm điểm.

 Đối với các tiêu chí, tiêu chí thành phần không có tài liệu kiểm chứng, yêu cầu các cơ quan, đơn vị giải trình rõ về cách đánh giá, tính điểm.

Tài liệu kiểm chứng bản điện tử hoặc bản scan của văn bản giấy hoặc file ảnh; file zip... Tài liệu kiểm chứng được sắp xếp phải đảm bảo tính khoa học, thuận lợi cho việc thẩm định, các tài liệu gửi bằng bản điện tử được sắp xếp theo các thư mục, mỗi thư mục tương ứng với một tiêu chí.

Đối với Tài liệu kiểm chứng được gắn trên phần mềm chấm điểm ISO phải được gắn chính xác theo đúng nội dung yêu cầu của Tiêu chí chấm điểm.

+ Đối với UBND cấp huyện được thực hiện Quy trình chấm như sau:

Căn cứ báo cáo chấm điểm và các tài liệu kiểm chứng về công tác xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng trong năm của các UBND cấp xã, UBND cấp huyện thành lập tổ đánh giá, chấm điểm tiến hành đánh giá chấm điểm trên hồ sơ.

Đối với những cơ quan không gửi kết quả tự chấm điểm theo yêu cầu thì sẽ không thực hiện xếp hạng đối với cơ quan đó; đồng thời cơ quan đó chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh.

Đối với các tiêu chí, tiêu chí thành phần không có tài liệu kiểm chứng, yêu cầu các cơ quan, đơn vị giải trình rõ về cách đánh giá, tính điểm.

UBND cấp huyện thực hiện nghiên cứu Quyết định số 2532/QĐ-UBND ngày 10/12/2021 của Chủ tịch UBND tỉnh về việc ban hành “Quy định Bộ tiêu chí, xếp hạng kết quả xây dựng, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001 của các cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Giang”.

Hằng năm, UBND cấp huyện tự tiến hành đánh giá, chấm điểm công tác xây dựng, áp dụng HTQLCL theo các tiêu chí trên phần mềm chấm điểm ISO tỉnh Bắc Giang.

Để công tác chấm điểm được chính xác, khách quan, UBND huyện  thành lập tổ chấm điểm, thành phần tổ chấm điểm gồm: đại diện lãnh đạo và đại diện các phòng, ban, bộ phận chuyên môn.

       + Đối với Sở, CC tự chấm điểm được thực hiện Quy trình chấm như sau:

       - Việc tự đánh giá, chấm điểm của các cơ quan, đơn vị phải gửi kèm theo các tài liệu kiểm chứng tương ứng với từng tiêu chí, tiêu chí thành phần để xác định mức độ tin cậy, chính xác của việc tự đánh giá chấm điểm.

 - Đối với các tiêu chí, tiêu chí thành phần không có tài liệu kiểm chứng, yêu cầu các cơ quan, đơn vị giải trình rõ về cách đánh giá, tính điểm.

 - Tài liệu kiểm chứng bản điện tử hoặc bản scan của văn bản giấy hoặc file ảnh; file zip... Tài liệu kiểm chứng được sắp xếp phải đảm bảo tính khoa học, thuận lợi cho việc thẩm định, các tài liệu gửi bằng bản điện tử được sắp xếp theo các thư mục, mỗi thư mục tương ứng với một tiêu chí.

 - Đối với Tài liệu kiểm chứng được gắn trên phần mềm chấm điểm ISO phải được gắn chính xác theo đúng nội dung yêu cầu của Tiêu chí chấm điểm.

Xem kết quả chấm điểm

Căn cứ vào kết quả xây dựng, duy trì, cải tiến HTQLCL các cơ quan, đơn vị tiến hành tự đánh giá, chấm điểm cho từng tiêu chí, tiêu chí thành phần theo các yêu cầu và cách chấm điểm tương ứng với từng tiêu chí, tiêu chí thành phần quy định.

Khi có các văn bản của trung ương, của tỉnh, Ban chỉ đạo ISO tỉnh quy định, hướng dẫn việc xây dựng, áp dụng HTQLCL ... được thay thế/sửa đổi/bổ sung thì áp dụng theo các văn bản được thay thế/sửa đổi/bổ sung.

Việc xếp hạng kết quả công tác xây dựng, áp dụng HTQLCL của cơ quan được thực hiện căn cứ vào điểm số của từng cơ quan để xếp hạng theo thứ tự từ cao xuống thấp và xác định mức độ Tốt, Khá, Trung bình và Yếu.

Các mức Tốt, Khá, Trung bình và Yếu được xác định như sau: mức Tốt là
đơn vị có điểm đánh giá từ 80 điểm trở lên; mức Khá: là đơn vị có điểm
đánh giá từ 65 điểm đến dưới 80 điểm; mức Trung bình: là đơn vị có
điểm đánh giá từ 50 điểm đến dưới 65 điểm; mức Yếu: là đơn vị có điểm
đánh giá dưới 50 điểm.

Nhược điểm của việc chấm điểm theo phương pháp thủ công:

Phải ban hành văn bản hướng dẫn và đôn đốc việc thực hiện của các cơ quan;

Phải ban hành các Quyết định thành lập Tổ chấm điểm; phân công nhiệm vụ của các thành viên có liên quan

Quá trình chấm của các thành viên chấm gửi kết quả phải gửi qua lại nhiều lần để thống nhất kết quả chấm đối với mỗi cơ quan.

Việc chuyển tài liệu bổ sung thực hiện chuyển đi, chuyển lại nhiều lần gây ra nhiều lỗi. Tính minh bạch của kết quả chưa được kiểm chứng

Việc đánh giá chéo giữa các cơ quan khó triển khai thực hiện do việc các cơ quan phải cùng dành một buổi để thực hiện chấm

Mỗi lần ban hành dự thảo Kết quả thì phải có văn bản giải trình của các cơ quan.

Các hồ sơ gửi kiểm chứng gửi không được sắp xếp theo các đúng nội dung của Tiêu chí.

2. Giải pháp ứng dụng Phần mềm ISO đối với công tác chấm điểm

Tài liệu, hồ sơ được hệ thống tự động ghi nhận và lưu vết thời gian. Giúp tiết kiệm thời gian và công sức của cán bộ công chức trong quá trình thực hiện việc gửi hồ sơ và ý kiến phản hồi

Việc chuyển hồ sơ được thuận tránh được các sai sót trong quá trình gửi hồ sơ

Công khai minh bạch được quá trình chấm điểm

Thuận lợi trong việc triết xuất báo cáo về các Tiêu chí đạt điểm tối đa và các Tiêu chí bị trừ điểm. Từ đó, đưa ra được nhanh chóng các phương hướng khắc phục các điểm không phù hợp được nhanh chóng và kịp thời

Việc gắn file theo đúng mục giúp thành viên thẩm định được thuận lợi.

Dữ liệu lưu trữ khoa học và phân chia cụ thể giúp tìm kiếm nhanh chóng và sử dụng thuận lợi. Tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, hồ sơ liên quan. Tiết kiệm chi phí di chuyển để đi thẩm định đánh giá tại trụ sở của cơ quan hành chính.

Góp phần thực hiện chuyển đổi số của các cơ quan được thuận lợi. Việc mã hóa lưu trữ giúp thuận lợi cho việc truy xuất

Trên đây là Báo cáo tham luận của tôi về việc áp dụng Phần mềm chấm điểm ISO.