Tự động hóa quy trình kinh doanh tập trung vào tự động hóa toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp trên 1 hệ thống trực tuyến nhằm chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, cải thiện hiệu suất, tối ưu chi phí đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
1. Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là gì? Ví dụ cụ thể?
Business Process Automation (BPA) hay còn gọi là tự động hóa quy trình kinh doanh, được hiểu là việc ứng dụng công nghệ số hóa các nhiệm vụ, quy trình cố định trong một doanh nghiệp thay thế cho các tác vụ thủ công truyền thống. Nhằm chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, cải thiện hiệu suất, tối ưu chi phí đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) khác với quản lý quy trình kinh doanh (BPM). Nếu như BPA chỉ tập trung vào khía cạnh tự động hóa thì BPM tiếp cận một cách rộng và tổng quát hơn hướng tới mục đích tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng cụ thể để bạn hiểu rõ hơn về tự động hóa quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp.
Onboarding – Tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới
Mặc dù việc tiếp nhận nhân viên mới có vẻ như là một quá trình đơn giản nhưng nó bao gồm rất nhiều nhiệm vụ trong đó bao gồm điền vào biểu mẫu thông tin nhân viên, sắp xếp các buổi giới thiệu, đào tạo, thiết lập tài khoản ngân hàng, thu thập tài liệu liên quan và chỉ định người hướng dẫn,…
Nếu không tự động hóa, toàn bộ quy trình có thể trở nên khá hỗn loạn và dẫn đến:
- Mất quá nhiều thời gian để soạn thảo, xử lý và lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ nhân sự
- Một số nhiệm vụ có thể bị bỏ sót
- Nhân viên mới không được hỗ trợ nhiệt tình, không biết làm gì và ai quản lý dẫn đến không hài lòng, dễ rời đi hoặc tiếp tục thì năng suất làm việc thấp.
Việc áp dụng tự động hóa quy trình onboarding sẽ rút ngắn thời gian cho các tác vụ giấy tờ thủ công, cung cấp môi trường trao đổi thuận tiện, dễ dàng cho việc thích nghi với công việc mới. Người hướng dẫn cũng có cơ sở đánh giá chính xác tiện độ và hiệu suất làm việc để quyết định nhân viên đó có thực sự phù hợp với nhu cầu và văn hóa doanh nghiệp hay không?
Tự động hóa quy trình kinh doanh: Đơn đặt hàng
Yêu cầu đơn đặt hàng (PO) là quy trình lặp lại ở hầu hết các tổ chức, đặc biệt là những doanh nghiệp cung cấp các sản phẩm dịch vụ. Quy trình này đòi hỏi sự hợp tác của nhiều cá nhân ở những phòng ban khác nhau từ Marketing, Chăm sóc khách hàng cho đến đội ngũ nhân viên bán hàng, đơn vị vận chuyển.
Nếu không tự động hóa, các vấn đề sau có thể xảy ra:
- Phê duyệt đơn đặt hàng bị trì hoãn
- Năng suất, chất lượng công việc bị ảnh hưởng
- Thiếu thông tin khách hàng
- Lỗi đơn đặt hàng
- Lỗi khi giao hàng
Tự động hóa quy trình xử lý đơn đặt hàng giúp minh bạch hóa trách nhiệm của từng cá nhân, tránh trường hợp đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng nội bộ ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Toàn bộ công việc trong quy trình cập nhật công khai trên phần mềm giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi, nắm bắt chính xác nút thắt ở đâu và do ai để có phương án xử lý kịp thời. Nó cũng giữ lại tất cả các trao đổi, giao tiếp, tài liệu, hình ảnh đính kèm trong quá trình làm việc giúp cho việc triển khai nhanh chóng và dễ dàng hơn.
2. BPA và hành trình “khoác áo mới” hoạt động quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp
Tự động hóa quy trình kinh doanh chỉ ra chính xác các vấn đề lớn nhất mà doanh nghiệp đang gặp phải, giải quyết triệt để sự thiếu hiệu quả trong cách thức quản lý và vận hành truyền thống.
Tự động hóa quy trình kinh doanh đặt những nền móng đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số: từ số hóa hóa đơn, hồ sơ, đơn từ theo thời gian thực cho đến chăm sóc, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng qua từng giai đoạn cụ thể.
Tiền đề cho hoạt động chuyển đổi số doanh nghiệp
Công nghệ đang thay đổi thị trường từng ngày, đó là lý do chuyển đổi số trở thành xu thế tất yếu đòi hỏi các doanh nghiệp phải nghiêm túc thực hiện nếu muốn duy trì lợi thế cạnh tranh, đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững. Tự động hóa kinh doanh có thể xem là bước đệm hoàn hảo giúp doanh nghiệp tiếp cận mô hình số và gặt hái được những thành quả vượt trội trong hành trình số hóa.
Tự động hóa quy trình kinh doanh: Minh bạch hóa luồng công việc
Tự động hóa đòi hỏi sự rõ ràng nhất định về quy trình ngay từ giai đoạn khởi tạo hệ thống. Nó giúp bạn phân rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong từng giai đoạn gắn với từng thời hạn công việc. Giải quyết triệt để tình trạng đổ lỗi lẫn nhau gây bất đồng nội bộ, ảnh hưởng đến hiệu suất chung. Việc minh bạch hóa luồng công việc trên phần mềm cung cấp 1 bức tranh toàn diện về tiến độ và chất lượng từng nhiệm vụ, bất kỳ nút thắt ở đâu đều có thể kiểm soát và xử lý kịp thời.
Chuẩn hóa các quy trình
Thay vì triển khai các quy trình một cách lộn xộn và tùy hứng theo yêu cầu của người phụ trách, toàn bộ các quy trình trong doanh nghiệp từ quy trình marketing, quy trình kinh doanh, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình hỗ trợ kỹ thuật,… đều được chuẩn hóa bằng việc thiết lập những trường tiêu chuẩn cố định. Tự động hóa xây dựng một văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, công bằng và gắn kết, thúc đẩy tối đa hiệu suất và chất lượng công việc.
Sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ
Một trong những lợi ích tuyệt vời của hệ thống tự động hóa quy trình là các nhiệm vụ được phân bổ hợp lý về cả thời gian và con người. Tránh tình trạng nhân sự người thì bù đầu với deadline, người lại rảnh rỗi không có việc, vừa gây ức chế do sự thiếu công bằng, vừa làm giảm chất lượng công việc. Tự động hóa cũng là cơ sở để loại bỏ các tác vụ thủ công tốn thời gian, kém hiệu quả để tập trung vào việc nâng cao các nhiệm vụ gia tăng giá trị.
Lưu trữ không giới hạn dữ liệu trên hệ thống
Toàn bộ thông tin chi tiết về quy trình từ các tài liệu, hình ảnh, báo cáo đính kèm, các cuộc thảo luận, trao đổi đều được lưu lại trên phần mềm giúp cho quá trình triển khai nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện cho việc tìm lại khi cần.
Tăng sự hài lòng của khách hàng
Sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu cuối cùng mà bất kỳ doanh nghiệp dịch vụ nào cũng hướng tới. Việc tự động hóa quy trình kinh doanh giúp guồng máy doanh nghiệp hoạt động theo một luồng xuyên suốt, chất lượng dịch vụ cũng vì thế được cải thiện mang đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với sự chăm sóc tuyệt vời nhất.
Tự động hóa kinh doanh cung cấp các chức năng phụ trợ như lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và quản lý quan hệ khách hàng (CRM) không chỉ dừng lại ở việc khiến khách hàng hài lòng, còn giúp tiết kiệm chi phí, tối ưu năng suất nhân sự và tăng trưởng khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp.
3. Những quy trình kinh doanh cụ thể cần tự động hóa
Khi một hoạt động của bạn gặp phải những vấn đề dưới đây, đó là lúc bạn nên tự động hóa quy trình kinh doanh của doanh nghiệp mình.
- Khối lượng công việc lớn
- Cần sự phối hợp thực hiện của nhiều cá nhân, phòng ban
- Cần sự theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng của từng nhiệm vụ trong quy trình
- Giới hạn về mặt thời gian
- Có những ảnh hưởng nhất định đến việc triển khai các công việc, quy trình khác
Để có cái nhìn rõ hơn về bức tranh tự động hóa quy trình kinh doanh, bạn có thể tham khảo một số quy trình tự động thường thấy trong các tổ chức bao gồm:
- Quy trình theo dõi, kiểm soát, tổng hợp thời gian làm việc của nhân sự
- Quy trình tính lương
- Quy trình ra mắt sản phẩm mới
- Quy trình bán hàng
- Quy trình xử lý đơn hàng
- Quy trình chăm sóc khách hàng
- Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng….
Một doanh nghiệp hoạt động với rất nhiều các quy trình, mỗi quy trình lại có những tiêu chuẩn đánh giá chất lượng khác nhau với những yêu cầu về thời gian và nguồn lực khác nhau. Việc tự động hóa toàn bộ trên phần mềm thay cho các tác vụ quản lý thủ công kém hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm tải thời gian, áp lực cho những nhiệm vụ dư thừa để tập trung vào những công việc giá trị mang lại lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp.
4. Lợi ích của các công cụ phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh
Việc ứng dụng phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh mang lại cho doanh nghiệp những sự thay đổi rõ rệt không chỉ trong hoạt động quản trị và vận hành mà còn có tác dụng tối ưu doanh thu doanh nghiệp.
#1. Tối ưu thời gian, chi phí: Tự động hóa các tác vụ thủ công lặp lại giúp tiết kiệm 90% thời gian xử lý văn bản, thủ tục hành chính, giảm thiểu tối đa cho phí ẩn trong doanh nghiệp cho các nghiệp vụ in ấn, lưu trữ. Nhân sự có nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ giá trị, những công việc trực tiếp mang lại doanh thu cho doanh nghiệp.
#2. Năng suất nhân sự tăng: Mọi luồng công việc được cập nhật công khai và minh bạch trên phần mềm giúp các bộ phận liên quan chủ động trong việc triển khai công việc cá nhân, tối ưu năng suất đảm bảo hoàn thành đúng deadline, tránh ảnh hưởng đến tiến độ của giai đoạn sau đó.
#3. Dễ dàng phát hiện điểm nóng: Việc kiểm soát quy trình trên một giao diện duy nhất giúp nhà lãnh đạo nhanh chóng phát hiện nút thắt để có phương án xử lý kịp thời, tránh các lỗi sai lặp lại trong tương lai.
#4. Cải thiện tương tác, gia tăng kết nối nhân sự: Mọi trao đổi, thảo luận liên quan đến công việc giữa từng cá nhân, bộ phận chuyên trách đều dễ dàng thực hiện ngay dưới mỗi nhiệm vụ nhằm cải thiện kết nối 2 chiều, tăng sự gắn kết. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp chất lượng, chuyên nghiệp, thân thiện.
Phần mềm tự động hóa quy trình là cơ sở để nhà lãnh đạo biết được doanh nghiệp mình đang tốt ở đâu, kém ở điểm nào để có sự cải tiến phù hợp, đảm bảo cho sự tăng trưởng bền vững cho doanh nghiệp trong dài hạn.
FastWork Workflow – Giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh toàn diện thuộc Nền tảng quản trị doanh nghiệp thống nhất FastWork.vn
FastWork.vn tự hào mang đến giải pháp tự động hóa quy trình kinh doanh cho hơn 1500+ doanh nghiệp nhằm tối ưu quy trình vận hành, xây dựng một quy trình làm việc chuyên nghiệp, gắn kết và hiệu quả hơn.
- Chuẩn hóa và thiết lập không giới hạn các quy trình công việc
- Tự động hóa giao việc, nhắc việc, chuyển bước, chuyển quy trình
- Phát hiện kịp thời các điểm nóng cần chú ý trong luồng công việc
- Giám sát chặt chẽ tiến độ công việc của từng cá nhân tham gia quy trình
- Cải thiện hiệu suất làm việc của các bộ phận
